Drukte zit in je hoofd, niet in je agenda

Het lijkt een tegenstelling, maar is dat ook zo? Ik denk het niet of althans dat hoeft het niet te zijn.
Een agenda is iets concreets, iets technisch. Druk zijn of ervaren, zit in je hoofd.
Een volle agenda hebben en je toch niet druk voelen. Dat zou toch mooi zijn?
Hoe kan je dat bereiken?

Leren van de nieuwste inzichten, van de nieuwste trucs?
Nee (kan, maar hoeft niet)!
Leren van de inzichten van een Benedictijnse monnik uit de 5^e eeuw na Chr.?
Ja!

Wat zou dat dan wel zijn, hadden ze het in die tijd ook al druk? Ja, want drukte zit in je hoofd, niet in je agenda. Dat je agenda vol staat is op zich geen probleem, maar dat je hoofd vol zit, dat brengt spanning, onrust, chaos. Het gaat er dus om dat je daar ruimte schept, dat je voor rust zorgt in je hoofd.  Als je dat eenmaal hebt bereikt, dan zal je merken dat je meer aankan, meer plezier hebt en je ook lichamelijk beter voelt, fitter en zowel psychisch als fysiek tot meer in staat. Geest en lichaam zijn immers met elkaar verbonden als communicerende vaten.

De basis

De basis wordt gevormd door 3 kloostergeloften waar de Benedictijner monniken zich op baseerden:
–Stabilitas:
bezig blijven waar je mee bezig bent, met datgene wat nu van je wordt gevraagd.
–Conversatio morum:
Het permanent en dagelijks op te pakken proces om je houding, werk en levensstijl stukje bij beetje te verbeteren.
–Obedienta:
De kunst van het daadwerkelijk luisteren en van harte daadwerkelijk respons geven.

(heb je ook weer wat Latijn geleerd, altijd meegenomen)

Hieronder volgen een aantal relevante leerpunten die hierop zijn gebaseerd:

1. Sequentieel Monotasking en Multitasking

Focus je op de dingen die je doet. Laat je niet afleiden en vermijdt zo veel mogelijk dingen die er tussendoor komen. Zorg dat je zo weinig mogelijk met meerdere dingen tegelijk bezig bent, dat  zorgt voor concentratieverlies en kwaliteitsverlies. Multitasking is een modebegrip. Met de instelling van sequentieel monotasking (dingen na elkaar doen) maken we minder fouten (dat geldt ook voor vrouwen), worden herhalingen vermeden. De kwaliteit van je werk neemt toe en je bent tevredener,  rustiger. Dat zorgt voor een positief gevoel en dat geeft weer energie.
Je kunt je werkomgeving zo organiseren, dat storingen worden vermeden of tot een minimum worden beperkt, b.v. door op gezette tijden je E-mails te bekijken en te beantwoorden (dus niet tussendoor), door vragen die je tussendoor krijgt te parkeren en te beantwoorden op de tijd die jou schikt, door het vaststellen van een vast dagritme (en daar ook over communiceren).

2. Uitstelgedrag en weerstand

Als we onszelf niet sturen worden we gestuurd door anderen en door ons eigen uitstel- en vluchtgedrag. Op het moment dat je uitstelgedrag ervaart, voel je vaak weerstand. Hoe langer je wacht met een taak uit te voeren, hoe groter de weerstand wordt. Niet willen en je verzetten tegen wat toch zal moeten, kost een hoop energie.
In beweging komen en doen wat gedaan dient te worden is de beste manier om los te komen van  weerstandsgedrag. Want ook hier geldt het principe: ‘Alles wat je aandacht geeft, groeit…’

3. De kunst van het ophouden

Zorg dat je voor een bepaalde taak voor jezelf een tijd vaststelt. Een tijd om te beginnen, maar ook een tijd om er mee te stoppen, klaar te zijn. Zodanig dat je ook weer op tijd met een volgende taak of  activiteit kunt beginnen. Dit vereist discipline, zeker in het begin, maar je zult snel de voordelen ervaren. Je leert loslaten en ruimte scheppen, mentaal, psychisch voor een volgende taak of activiteit. En ruimte geeft rust en mogelijkheid tot concentratie.
Om deze werkwijze te kunnen realiseren is het verstandig te leren denken in afgeronde stukjes werk.
Deel langer durende zaken op in kleinere stukken die je elk afzonderlijk bewust af kunt ronden.
Rondt ook je werkdag bewust af. Wat heb je gedaan, wat is er blijven liggen en hoe ziet je werkdag er morgen uit. Ruim zowel je hoofd als je werkplek op voor je naar huis gaat. Dat maakt het beginnen van  de volgende dag een stuk aangenamer. En …. Is een goed begin niet het halve werk?

4. Het ontwikkelen van een heilzaam dagritme

Werken in de permanente haast-stand zorgt voor te veel aan inspanning en een gebrek aan ontspanning en contemplatie. Zowel je agenda als je hoofd zitten dan dicht.
Door het aanwennen van een heilzaam dagritme kan je dit voorkomen.
In een Benedictijns klooster is er een ijzeren, een vast dagritme. Er is regelmaat. Niemand hoeft zich af te vragen wanneer er iets moet gebeuren, er hoeft niets te worden afgestemd of over worden vergaderd. Alles ligt vast en iedereen weet waar hij aan toe is. Is dit saai? Nee, het geeft duidelijkheid. Het zorgt er voor dat je je volledig kunt richten op de inhoud.
We kunnen dit een leidraad laten zijn in ons dagelijks leven door voor ons zelf een individueel dagritme vast te stellen, een ritme dat een balans geeft tussen inspanning, ontspanning en contemplatie.

Het kan echt: een volle agenda en toch geen druk te voelen in je hoofd. Nee, het gaat niet vanzelf, je moet er zelf wel wat voor doen. Je moet jezelf een nieuwe instelling eigen maken.

Het bovenstaande is maar een beperkte weergave van de mogelijkheden die Benedictijns timemanagement biedt. Wil je meer weten, meld je dan bij P&B Improvement en maak een en maak een afspraak voor een training of gesprek.

Tot slot een verhaal ter illustratie:

De paradox van de versnelling

Toen Tijl Uilenspiegel met zijn knapzak te voet naar de volgende stad trok, werd hij door een snel rijdende koets ingehaald. De koetsier, die erg veel haast had, riep: ‘Hoe ver is het tot de volgende stad?’ ‘Als u langzaam rijdt een halfuur, als u snel rijdt twee uur, meneer’ antwoordde Tijl Uilenspiegel.
‘Dwaas!’schold de koetsier. Hij greep zijn zweep en zette de paarden nog eens extra aan waardoor de koets met hoge snelheid verder reed. Tijl Uilenspiegel vervolgde zijn weg. Er zaten veel gaten en kuilen in het wegdek. Een uur later trof hij een koets aan die blijkbaar met schade in een greppel langs de weg lag. De koetsier was vloekend en tierend bezig de gebroken as te repareren.
De koetsier keek Tijl Uilenspiegel verwijtend aan waarop deze slechts opmerkte: ‘Ik zei u toch: als u langzaam rijdt een half uur……’

Joost Siereveld
Personal & Business Improvement